Budżetowanie w firmie, metody i narzędzie do pracy co miesiąc

Czym jest budżetowanie

Budżetowanie to proces, w którym ustalasz, ile firma ma zarobić i wydać w danym okresie, a potem porównujesz plan z faktycznym wykonaniem. Sam dokument nie jest celem. Liczy się to, że co miesiąc wiesz, które pozycje rosną szybciej niż zakładałeś i gdzie możesz zareagować, zanim problem zrobi się duży.

Budżet odpowiada na pytanie, co się stanie z wynikiem. Płynność, czyli to, czy w danym tygodniu starczy gotówki, to osobny temat, który opisujemy na stronie o prognozie cash flow.

Trzy najczęstsze metody

Budżetowanie od zera

Każdą pozycję kosztów uzasadniasz na nowo, tak jakby firma zaczynała działalność. Metoda daje świeże spojrzenie i pomaga wyciąć zbędne wydatki, ale zajmuje najwięcej czasu, więc stosuje się ją raz na kilka lat albo po większej zmianie w firmie.

Budżetowanie przyrostowe

Bierzesz wyniki z poprzedniego okresu i korygujesz je o przewidywany wzrost lub spadek. To metoda szybka i zrozumiała, dlatego wybiera ją większość małych i średnich firm. Jej słabość polega na tym, że przenosi stare nieefektywności na kolejny rok.

Budżetowanie kroczące

Budżet zawsze obejmuje następne dwanaście miesięcy. Gdy kończy się miesiąc, dopisujesz kolejny i korygujesz resztę o nowe informacje. Dzięki temu plan nie starzeje się w połowie roku.

Jak zacząć od wyciągu bankowego

Najwięcej czasu pochłania zwykle zebranie danych. Dlatego w Budzety punktem wyjścia jest wyciąg z banku. Wgrywasz plik, aplikacja rozpoznaje kategorie, a z historii liczymy średnie, które stają się pierwszą wersją budżetu przyrostowego. Płatności cykliczne, takie jak leasing czy abonamenty, dodajemy osobno, żeby nie znikały w średniej.

Całą ścieżkę od pliku do gotowego budżetu opisaliśmy na stronie budżet firmy. Jeśli chcesz zobaczyć to na własnych liczbach, użyj demo, które działa w przeglądarce i nie wysyła pliku na serwer.

Jak pilnować odchyleń

Odchylenie to różnica między planem a wykonaniem. Przykład: plan wynagrodzeń 42 000 zł, wykonanie 44 500 zł, odchylenie 2 500 zł, czyli około 6 procent. Samo odchylenie nie jest złe. Ważne, żeby znać przyczynę, na przykład nadgodziny, nowy pracownik albo premia. Warto ustalić próg, na przykład 5 procent, powyżej którego pozycję omawiasz na spotkaniu.

• Porównuj plan z wykonaniem raz w miesiącu, zaraz po zamknięciu wyciągu.
• Opisuj przyczynę każdego większego odchylenia jednym zdaniem.
• Po trzech miesiącach z rzędu w tym samym kierunku zmień budżet, zamiast tłumaczyć różnicę.

Koszt narzędzia sprawdzisz w cenniku.

Najczęstsze błędy w budżetowaniu

Pierwszy błąd to zbyt wiele kategorii. Budżet z czterdziestoma pozycjami męczy, więc po dwóch miesiącach przestaje być aktualizowany. Wystarczy dziesięć do piętnastu grup, które realnie wpływają na wynik. Drugi błąd to budżet ustalony raz i nigdy niepoprawiany, mimo że założenia się zmieniły. Trzeci to pomijanie płatności rocznych, takich jak ubezpieczenia czy licencje, które potrafią zepsuć jeden miesiąc. Najlepiej rozłożyć je na dwanaście części i odkładać w budżecie co miesiąc, a gotówkę zaplanować w prognozie płynności.