Zarządzanie płynnością finansową, prognoza cash flow na 13 tygodni

Dlaczego płynność to osobny temat

Zysk liczy się w księgach, a rachunki płaci się z konta. Gdy klient zapłaci faktury po 45 dniach, a dostawca i pracownicy czekają na przelew wcześniej, powstaje luka, której nie widać w wyniku miesięcznym. Zarządzanie płynnością finansową polega na tym, żeby tę lukę zobaczyć z wyprzedzeniem i ustalić, jak ją zasypać.

Budżet i prognoza uzupełniają się. Budżet mówi, czy firma zarabia, a prognoza, czy w danym tygodniu ma z czego zapłacić. Pierwszy temat omawiamy w artykule o budżecie firmy.

Jak układamy prognozę

Punktem wyjścia jest bieżące saldo rachunku z ostatniego wyciągu. Do niego dodajemy oczekiwane wpływy i odejmujemy płatności, które znamy z historii. Aplikacja rozpoznaje płatności cykliczne, takie jak czynsz, leasing, abonamenty, ZUS i wynagrodzenia, więc nie musisz wpisywać ich co tydzień. Pozostałe pozycje układamy na podstawie średnich z poprzednich miesięcy.

1. Wgraj najnowszy wyciąg z banku.
2. Sprawdź, które operacje są cykliczne i kiedy wracają.
3. Dodaj znane jednorazowe wpływy i wydatki, na przykład zaliczkę od klienta albo zakup sprzętu.
4. Ustal próg salda, poniżej którego chcesz dostać ostrzeżenie.

Alert salda i scenariusze

Alert salda zaznacza tydzień, w którym prognozowane saldo spada poniżej Twojego progu. Przykład: saldo początkowe 120 000 zł, próg 40 000 zł, w tygodniu ósmym prognoza pokazuje 31 000 zł. To przykład, ale pokazuje mechanizm. Masz osiem tygodni, żeby przyspieszyć płatność od klienta, rozłożyć zakup albo uzgodnić termin z dostawcą.

Scenariusze pomagają sprawdzić, jak bardzo wynik zależy od jednego założenia. W wariancie ostrożnym możesz przesunąć największą wpłatę o dwa tygodnie, a w optymistycznym zakładasz, że klienci płacą na czas. Różnica między nimi pokazuje, ile realnie ryzykujesz.

Co z tego wynika w praktyce

• Wcześniej widzisz problem, więc masz więcej sposobów na jego rozwiązanie.
• Rozmowa z bankiem o limicie w rachunku odbywa się, zanim jest pilna.
• Decyzje o zakupach i zatrudnieniu opierasz na saldzie, a nie na przeczuciu.

Prognoza jest częścią całego systemu, który opisujemy na stronie funkcje. Plany i ceny znajdziesz w cenniku, a własny plik możesz sprawdzić w demo.

Na co uważać przy prognozie

Prognoza jest tak dobra, jak założenia. Największym źródłem błędu są terminy płatności klientów, bo faktura wystawiona w poniedziałek rzadko wpływa w terminie. Warto przyjąć średnie opóźnienie z historii, a nie termin z umowy. Drugim źródłem są płatności sezonowe, takie jak podatki, ubezpieczenia czy premie. Wpisz je na właściwy tydzień, zamiast liczyć na to, że rozmyją się w średniej. Po każdym wyciągu porównaj prognozę z rzeczywistością i popraw założenia, które się rozminęły.