Raportowanie zarządcze dla MŚP, miesięczny raport dla zarządu

Po co zarządowi raport miesięczny

Właściciel małej firmy zwykle zna swoje liczby z głowy, ale im więcej osób podejmuje decyzje, tym ważniejszy staje się wspólny dokument. Raport zarządczy ustawia wszystkich przy tych samych danych. Wspólnik, dyrektor sprzedaży i księgowa patrzą na jeden wynik, więc spotkanie dotyczy decyzji, a nie sporu, czyje liczby są właściwe.

Raport przydaje się też poza firmą. Bank oceniający wniosek o limit chętniej widzi uporządkowany obraz miesiąc po miesiącu niż pojedynczy wydruk z rachunku.

Co powinno znaleźć się w raporcie

• Wynik miesiąca: przychody, koszty i zysk operacyjny w porównaniu z poprzednim okresem.
• Plan a wykonanie: odchylenia w kategoriach, ze wskazaniem największych.
• Płynność: obecne saldo i prognoza na kolejne tygodnie.
• Wskaźniki: marża, udział kosztów stałych w przychodach, średnie saldo.
• Komentarz zarządczy: krótkie wyjaśnienie przyczyn i proponowane działania.

Dobry raport mieści się na kilku stronach. Jeśli zarząd musi przewijać dwadzieścia tabel, nikt nie dojdzie do wniosków.

Jak powstaje raport w Budzety

Raport składa się z tych samych danych, które już masz w systemie. Wgrywasz wyciąg, przeglądasz kategorie i zatwierdzasz miesiąc. Wynik, odchylenia i prognoza płynności są wtedy aktualne, więc nie przepisujesz niczego do osobnego pliku. Gotowy dokument pobierasz w formacie PDF i wysyłasz dalej.

Przykład: przychody 310 000 zł, koszty 276 000 zł, wynik 34 000 zł, czyli marża około 11 procent. To liczby przykładowe. W raporcie obok wyniku widzisz, który koszt przekroczył plan, i prognozę salda, którą szerzej opisuje strona o prognozie cash flow.

Raporty dla biur rachunkowych

Biuro prowadzące wiele firm może dla każdej z nich przygotowywać osobny raport pod własną marką. Dla klienta to konkretna usługa dodatkowa, którą łatwo wycenić, a dla biura niewielki nakład pracy, bo dane są już w koncie. Szczegóły oferty opisujemy na stronie dla biur rachunkowych.

Rytm raportowania

Najlepiej sprawdza się stały termin, na przykład piąty dzień roboczy miesiąca. Zarząd wie wtedy, kiedy dostanie dokument, a Ty masz czas na zamknięcie wyciągów. Przy większych odchyleniach dodaj krótką notatkę z przyczyną i planowanym działaniem.

Zakres funkcji sprawdzisz na stronie funkcje, a koszt planów w cenniku. Podstawy planowania opisaliśmy w artykule o budżecie firmy.

Jak czytać raport

Zacznij od wyniku i marży, potem przejdź do trzech największych odchyleń. Zadaj sobie wtedy pytanie, czy przyczyna jest jednorazowa, czy powtarzalna. Jednorazowe odchylenie wystarczy opisać, a powtarzalne wymaga zmiany budżetu albo działania. Na końcu sprawdź płynność, bo dobry wynik przy spadającym saldzie to sygnał, że należności rosną szybciej niż wpływy. Taka kolejność zajmuje kilkanaście minut i prowadzi do konkretnych decyzji.