Budżetowanie w przedsiębiorstwie w trzech krokach

Krok pierwszy, eksport wyciągu z banku

Logujesz się do bankowości internetowej i pobierasz historię rachunku za ostatnie trzy do sześciu miesięcy. Im dłuższy okres, tym lepiej widać sezonowość i płatności, które wracają co kwartał albo raz w roku. Jeśli firma ma kilka rachunków, możesz wgrać każdy z nich osobno.

Do wypróbowania nie potrzebujesz konta. Demo na stronie głównej przyjmuje plik i pokazuje wynik w przeglądarce, a dane nie opuszczają Twojego komputera. Możesz sprawdzić je w sekcji demo.

Krok drugi, sprawdzenie kategorii

Aplikacja rozpoznaje kategorie na podstawie opisu operacji i kontrahenta. Czynsz, ZUS, paliwo, subskrypcje, wynagrodzenia i przychody od klientów trafiają do właściwych grup. Ty przeglądasz listę i poprawiasz pozycje, które wymagają Twojej wiedzy o firmie, bo przelew z napisem faktura może oznaczać zakup towaru albo usługę zewnętrzną.

• Zmieniasz kategorię jednej operacji albo wszystkich podobnych naraz.
• Dzielisz kategorie na własne podgrupy, na przykład marketing na reklamy i materiały.
• Oznaczasz płatności cykliczne, żeby trafiły do prognozy.

Poprawki są zapamiętywane. Przy kolejnym wyciągu większość pracy jest już zrobiona, a Ty zajmujesz się tylko nowymi kontrahentami.

Krok trzeci, budżet, odchylenia i alerty

Po zatwierdzeniu kategorii układamy budżet na kolejny miesiąc. Opieramy go na średnich z wcześniejszych okresów oraz na płatnościach cyklicznych. Możesz zmienić dowolną kwotę ręcznie, a zmiana od razu przelicza wynik.

Gdy w następnym miesiącu wgrasz kolejny wyciąg, program zestawia plan z wykonaniem i pokazuje odchylenia w złotych i procentach. Równolegle liczy prognozę salda na 13 tygodni i zaznacza moment, w którym wynik schodzi poniżej ustalonego przez Ciebie progu. To właśnie ten alert daje czas na reakcję, na przykład przesunięcie zakupu albo rozmowę z klientem o terminie płatności.

Co dalej po pierwszym budżecie

Kolejne miesiące wyglądają prawie tak samo jak pierwszy, tylko szybciej. Wgrywasz nowy plik, sprawdzasz kilka nowych pozycji i dostajesz aktualne porównanie. Z tych samych danych powstaje też miesięczny raport dla zarządu, który opisujemy na stronie o raportowaniu zarządczym.

Więcej o samym budżecie przeczytasz w artykule budżet firmy. Jeśli masz pytania o banki, bezpieczeństwo czy rezygnację, odpowiedzi znajdziesz w FAQ.

Kto pracuje na wynikach

Pierwszy budżet zwykle układa właściciel albo osoba odpowiedzialna za finanse. Później do konta można dodać księgową, wspólnika czy dyrektora działu, każdego z inną rolą. Jedni mogą edytować kategorie i budżet, inni tylko oglądać raporty. Biuro rachunkowe prowadzi w jednym koncie wiele firm klientów i wgrywa wyciągi tak samo, jak opisano wyżej. Nie ma osobnej procedury dla większych organizacji, zmienia się tylko liczba rachunków i osób. Przykład: firma z trzema rachunkami wgrywa trzy pliki, a zestawienie łączy je w jeden obraz.