Outsourcing controllingu albo controlling we własnym zakresie

Trzy sposoby prowadzenia controllingu

Firma, która chce mieć porządek w liczbach, ma trzy drogi. Może zlecić controlling zewnętrznej firmie, zatrudnić własnego specjalistę albo oprzeć się na narzędziu i poświęcić na to kilka godzin miesięcznie. Najczęściej wybór zależy od wielkości firmy i od tego, ile pracy tak naprawdę jest do zrobienia.

Kiedy opłaca się outsourcing

Zlecenie na zewnątrz ma sens, gdy firma nie ma jeszcze stałych potrzeb na pełny etat, a chce mieć regularny raport i kogoś, kto go skomentuje. W przykładowych założeniach usługa kosztuje od 3000 do 8000 zł miesięcznie, zależnie od liczby godzin. Zaletą jest dostęp do doświadczenia. Wadą jest to, że wiedza o liczbach firmy zostaje u dostawcy, a każda zmiana wymaga zlecenia.

Kiedy własny zespół

Własny controller sprawdza się, gdy firma jest większa, ma wiele działów i potrzebuje codziennej pracy z danymi. Koszt etatu jest wyższy, ale specjalista zna firmę i szybko reaguje. Nawet wtedy sporą część jego czasu zajmuje zbieranie plików i przeliczanie tych samych zestawień.

Jak narzędzie zmienia liczbę godzin

Budzety wczytuje wyciąg, układa budżet, porównuje go z wykonaniem i liczy prognozę płynności na 13 tygodni. Przykład z umownymi liczbami pokazuje, jak to wpływa na koszt.

W tym przykładzie różnica to 1410 zł miesięcznie. Zastrzeżenie jest ważne: skrócenie pracy o połowę to założenie, które trzeba sprawdzić na własnym przypadku. Pełny rachunek dla mniejszych firm opisujemy w poradniku ile kosztuje controlling w firmie, a ofertę dla firm zaczynających opisuje strona o programie do controllingu dla małej firmy. Jeśli zakres prac jest mały, oszczędność będzie niewielka, a czasem żadna.

Podział odpowiedzialności

• Narzędzie: zbieranie danych z wyciągów, kategoryzacja, wyliczenia, zestawienia i raport w PDF.
• Specjalista: ocena przyczyn odchyleń, rekomendacje, kontakt z bankiem.
• Zarząd: decyzje o kosztach, inwestycjach i kierunku firmy.

Taki podział jest uczciwy wobec wszystkich. Nikt nie obiecuje, że program zastąpi myślenie, a jednocześnie nikt nie traci czasu na przepisywanie liczb.

Co zrobić dalej

Sprawdź na własnym pliku, ile pracy zdejmuje narzędzie, korzystając z demo na stronie głównej. Analiza odbywa się w przeglądarce i plik nie trafia na serwer. Plany i ceny zebraliśmy w cenniku, a podobne porównanie z usługą dyrektora finansowego jest na stronie o dyrektorze finansowym na godziny. Odpowiedzi na typowe pytania znajdziesz w FAQ.

Pamiętaj też o ryzyku zależności. Gdy cały controlling siedzi u dostawcy, firma traci rozeznanie we własnych liczbach i każda zmiana trwa. Gdy dane i budżet są w jednym narzędziu, które widzisz także Ty, łatwiej zmienić dostawcę usługi albo przejąć część pracy samodzielnie. To argument za tym, by narzędzie było własnością firmy, a nie wykonawcy.