Ile kosztuje controlling w firmie, controller czy program

Controlling w małej lub średniej firmie kosztuje od kilkuset złotych miesięcznie za program do kilku tysięcy za controllera na godziny i kilkunastu tysięcy za pełny etat z kosztami pracodawcy. Wybór zależy od tego, ile pracy jest do wykonania i czy potrzebujesz samych liczb, czy także ich interpretacji. Poniżej rozbijamy trzy opcje na składniki, żebyś policzył własny przypadek.

Trzy drogi i widełki kosztów

Kwoty dla usług i etatu to przykładowe założenia oparte na typowych ofertach, nie cennik konkretnej firmy. Zastąp je wynikami własnego zapytania ofertowego. Ceny Budzety są stałe i podane netto.

Opcja	Koszt miesięczny netto	Co dostajesz	Czego brakuje
Controlling w arkuszu, we własnym zakresie	czas pracownika, zwykle 4 do 12 godzin	pełna swoboda formuł	kontrola wersji, szybkość, odporność na błędy
Controller na godziny (założenie)	3000 do 8000 zł	doświadczenie i komentarz do wyniku	wiedza zostaje u dostawcy, każda zmiana to zlecenie
Controller na etacie (założenie)	kilkanaście tysięcy zł z kosztami pracodawcy	codzienna praca z danymi i znajomość firmy	koszt stały, także gdy pracy jest mało
Program do controllingu, plan Start	590 zł, przy płatności rocznej 295 zł	budżet, plan a wykonanie, prognoza 13 tygodni z wyciągów	ocena i rekomendacje zostają po Twojej stronie
Program do controllingu, plan Firma	1290 zł, przy płatności rocznej 645 zł	budżety działów, role, raport zarządczy w PDF	jak wyżej

Z czego składa się koszt controllera na godziny

Rachunek wygląda prosto, ale godziny rosną szybciej, niż się spodziewasz. Typowy miesiąc to pobranie danych, kategoryzacja, aktualizacja budżetu, zestawienie odchyleń, komentarz i spotkanie z zarządem. Jeśli dane przychodzą w kilku plikach i ktoś musi je ręcznie scalić, większość godzin idzie na przygotowanie, a nie na analizę.

Przykład (dane ilustracyjne). Przy 30 godzinach miesięcznie i stawce 180 zł wychodzi 5400 zł. Jeśli przygotowanie danych zajmuje połowę czasu, a narzędzie robi to samo w kilkanaście minut, godzin controllera jest 15, czyli 2700 zł. Dodajesz opłatę za program i porównujesz sumę z kwotą wyjściową. Skrócenie o połowę to założenie, które musisz sprawdzić, bo przy małym zakresie prac oszczędność będzie niewielka.

Koszty ukryte, o których zapomina się w ofercie

• Czas właściciela. Dostarczanie plików, odpowiedzi na pytania i spotkania też mają cenę.
• Opóźnienie decyzji. Raport po dwóch tygodniach od zamknięcia miesiąca to informacja o przeszłości.
• Pomyłka w płynności. Jedna przeoczona luka w gotówce potrafi kosztować więcej niż roczna opłata za narzędzie, na przykład przez odsetki lub utratę rabatu u dostawcy.
• Zależność od jednej osoby. Odejście autora arkusza oznacza odtwarzanie logiki od początku.

Kiedy każda opcja się opłaca

Własny arkusz wystarcza przy jednym rachunku i prostych finansach. Controller na godziny ma sens, gdy brakuje Ci kogoś, kto powie, co liczby oznaczają, i nie masz pracy na etat. Etat opłaca się w firmach z wieloma działami i codziennym zapotrzebowaniem na analizy. Program przejmuje powtarzalne zadania w każdym z tych wariantów, a w małej firmie bywa jedynym kosztem, bo właściciel sam czyta odchylenia.

Dużo zależy też od częstotliwości. Jeśli budżet i prognozę aktualizujesz raz w kwartale, tańszy będzie arkusz lub zewnętrzny specjalista. Jeśli patrzysz na saldo co tydzień, ręczne przepisywanie szybko staje się najdroższym elementem. Więcej o samej prognozie piszemy we wpisie o prognozie przepływów na 13 tygodni.

Jak policzyć własny koszt w pięć minut

1. Zapisz, ile godzin miesięcznie ktoś w firmie lub poza nią poświęca dziś na budżet, raport i prognozę.
2. Pomnóż przez stawkę godzinową lub koszt pracodawcy podzielony przez godziny.
3. Odejmij godziny przygotowania danych, które zrobi import wyciągu.
4. Dodaj opłatę za program z cennika i porównaj z kwotą z kroku drugiego.

Jeśli wynik jest bliski zeru, zostań przy obecnym rozwiązaniu. Jeśli różnica jest wyraźna, sprawdź ją na własnych danych w programie do controllingu dla małej firmy albo porównaj z outsourcingiem controllingu.

Co jeszcze wpływa na koszt controllingu

Do budżetu controllingu warto doliczyć także to, co dzieje się przed wyciągiem. Faktury kosztowe wymagają akceptacji, zanim trafią do księgi, a dopiero potem wpływają na wynik. Jeśli akceptacje krążą mailem, wynik miesiąca jest znany później, a controlling pracuje na starych danych. Dlatego część firm zaczyna od uporządkowania obiegu, na przykład przez obieg akceptacji faktur kosztowych z KSeF, a dopiero potem dokłada narzędzie do budżetu.

Na koniec wróć do pytania o płatnika. Controlling opłaca się wtedy, gdy ktoś w firmie podejmuje na jego podstawie decyzje o kosztach, cenach lub terminach płatności. Bez tego nawet najtańszy raport jest wydatkiem bez efektu, a najdroższy outsourcing nie pomoże.