Controlling finansowy w przedsiębiorstwie, od czego zacząć

Controlling finansowy w przedsiębiorstwie to system zbierania, porządkowania i interpretowania liczb tak, aby właściciel i kadra zarządzająca mogli podejmować decyzje na podstawie faktów, a nie przeczuć. Nie jest zarezerwowany dla korporacji: małe i średnie firmy mogą zacząć od kilku prostych raportów, opartych na danych, które już leżą na rachunku bankowym.

Co obejmuje controlling finansowy

Księgowość odpowiada na pytanie, co się stało i jak to rozliczyć wobec urzędów. Controlling idzie dalej: pyta, dlaczego tak się stało, co będzie dalej i co z tym zrobić. W praktyce zakres obejmuje cztery obszary.

• Planowanie: budżet przychodów i kosztów na nadchodzące okresy.
• Kontrola: porównywanie wykonania z planem i wyjaśnianie odchyleń.
• Płynność: prognoza wpływów i wydatków, żeby uniknąć luk w gotówce.
• Raportowanie: krótkie zestawienia dla zarządu lub właściciela.

Podstawowe raporty, od których warto zacząć

Nie potrzebujesz kilkunastu zestawień. Na początek wystarczą trzy.

1. Przychody i koszty według kategorii za ostatni miesiąc, z podziałem na stałe i zmienne.
2. Plan a wykonanie z odchyleniami w złotych i procentach, z oznaczeniem pozycji powyżej przyjętego progu.
3. Prognoza salda na najbliższe tygodnie, z uwzględnieniem terminów płatności.

Przykład (dane ilustracyjne). Koszty ogółem w miesiącu to 85 000 zł wobec planu 80 000 zł, czyli odchylenie 5 000 zł (6,25%). Raport rozbija je na kategorie i pokazuje, że 4 200 zł z różnicy to jedna pozycja: naprawa pojazdu. Wniosek jest od razu widoczny i nie wymaga godzin szukania.

Rola controllera w małej firmie

W firmie bez działu finansowego funkcję controllera pełni zwykle właściciel, księgowa lub osoba odpowiedzialna za finanse. Jej zadania są proste: dbać o to, by dane były kompletne, raporty powstawały w stałym rytmie, a odchylenia były komentowane. Nie wymaga to osobnego etatu, wymaga za to regularności, na przykład jednej godziny w tygodniu i dłuższego przeglądu po zamknięciu miesiąca.

Jak zacząć bez wielkiego wdrożenia

1. Zbierz wyciągi z ostatnich kilku miesięcy ze wszystkich rachunków.
2. Ustal listę kategorii, najlepiej nie dłuższą niż trzydzieści pozycji.
3. Zbuduj pierwszy budżet na jeden miesiąc, według wskazówek z wpisu o planowaniu budżetu krok po kroku.
4. Wyznacz stały dzień przeglądu i osobę, która go prowadzi.
5. Po trzech miesiącach dodaj prognozę gotówki.

Taki zestaw da więcej niż rozbudowany system, z którego nikt nie korzysta. Dopiero gdy przeglądy wejdą w nawyk, ma sens rozbudowa o budżety działów, centra kosztów czy analizę rentowności klientów.

Najczęstsze błędy początkujących

• Zbyt wiele wskaźników, z których żaden nie prowadzi do decyzji.
• Dane przepisywane ręcznie, więc pełne literówek i spóźnione o tygodnie.
• Brak porównania z planem: same liczby z przeszłości nic nie mówią.
• Mieszanie wyniku z gotówką, przez co firma jest zyskowna na papierze, ale bez środków na koncie.

Controlling a narzędzia

Arkusz wystarcza na starcie, ale przy kilku rachunkach i dziesiątkach operacji dziennie szybko staje się obciążeniem. Specjalistyczne rozwiązanie, jak program do budżetowania, przejmuje import i kategoryzację, więc czas poświęcasz na analizę, a nie na przepisywanie. Zależności między planem a gotówką wyjaśnia strona o prognozie cash flow.

Jak często przeglądać liczby

Rytm kontroli zależy od tempa firmy, ale dobry punkt wyjścia to trzy poziomy. Tygodniowo sprawdzasz saldo i najbliższe płatności, żeby nie zaskoczyła Cię luka w gotówce. Miesięcznie zestawiasz wykonanie z budżetem i omawiasz odchylenia. Kwartalnie oceniasz, czy założenia nadal są aktualne, i korygujesz plan na kolejne miesiące.

Przy każdym przeglądzie zadaj trzy pytania: co się zmieniło względem planu, dlaczego i co robimy w związku z tym. Jeśli odpowiedź na trzecie pytanie brzmi nic, raport nie był potrzebny albo odchylenie jest zbyt małe, żeby się nim zajmować. Ustal próg istotności, na przykład 5% lub 1 000 zł, i reaguj tylko na to, co go przekracza.

Warto też zapisywać wnioski z przeglądów. Po roku powstaje z nich praktyczna wiedza o firmie: które koszty rosną najszybciej, które miesiące są najtrudniejsze, jak szybko płacą klienci.

Dobrym sprawdzianem jakości controllingu jest pytanie, czy w ostatnim miesiącu któraś decyzja zapadła inaczej dzięki raportowi. Jeśli tak, system działa. Jeśli raporty powstają, ale nikt nie zmienia przez nie decyzji, uprość je albo zmień ich układ, żeby wskazywały wprost, co wymaga reakcji. Raport, który mieści się na jednej stronie i kończy się listą trzech spraw do załatwienia, jest wart więcej niż dwudziestostronicowe zestawienie, którego nikt nie czyta.

Sprawdź na swoim wyciągu

Pierwszy raport controllingowy możesz zobaczyć w kilka minut. Wgraj eksport z banku w demo, a otrzymasz kategorie, budżet na kolejny miesiąc i prognozę salda ułożone z Twoich własnych danych.