Planowanie budżetu firmy krok po kroku

Planowanie budżetu firmy krok po kroku zaczyna się od tego, co już się wydarzyło na rachunku, a nie od pustego arkusza i zgadywania. Historia z wyciągu bankowego pokazuje, ile firma naprawdę zarabia i wydaje, więc plan oparty na niej jest wiarygodny od pierwszego dnia. Poniżej sześć kroków, które da się przejść w jedno popołudnie, a potem powtarzać co miesiąc.

Przygotowanie danych i kategorii

Krok 1. Zbierz dane z ostatnich miesięcy

Pobierz wyciągi ze wszystkich rachunków firmowych z ostatnich trzech do sześciu miesięcy. Im krótszy okres, tym większe ryzyko, że jeden nietypowy miesiąc zniekształci średnie. Jeśli prowadzisz sezonowy biznes, weź pełne dwanaście miesięcy, żeby zobaczyć szczyty i doliny.

Sprawdź, czy w wyciągach nie brakuje żadnego rachunku. Przelewy między własnymi rachunkami oznacz od razu jako transfery wewnętrzne, bo nie są ani przychodem, ani kosztem.

Krok 2. Ułóż kategorie przychodów i kosztów

Kategorie to szkielet budżetu. Zbyt ogólne („inne”) nic nie mówią, zbyt szczegółowe (osobna kategoria na każdego dostawcę) tworzą chaos. Dobra liczba dla małej firmy to od 15 do 30 kategorii.

• przychody: sprzedaż usług, sprzedaż towarów, pozostałe wpływy,
• koszty stałe: wynagrodzenia, ZUS, czynsz, leasing, oprogramowanie,
• koszty zmienne: zakup towarów, transport, prowizje, marketing,
• podatki i inne zobowiązania.

Krok 3. Policz średnie i płatności cykliczne

Dla każdej kategorii policz średnią miesięczną z wybranego okresu. Osobno wypisz płatności cykliczne, które wracają w znanych terminach: raty leasingu, abonamenty, ubezpieczenia płacone raz na kwartał lub rok.

Przykład (dane ilustracyjne). Firma usługowa w trzech miesiącach miała koszty marketingu 4 200 zł, 3 800 zł i 5 000 zł. Średnia to 4 333 zł. Do tego roczne ubezpieczenie 3 600 zł, które w budżecie rozkładasz na 300 zł miesięcznie albo wpisujesz w miesiącu płatności, zależnie od tego, czy planujesz wynik, czy gotówkę.

Krok 4. Dodaj założenia na przyszłość

Historia to punkt wyjścia, nie wyrok. Dopisz to, co się zmieni: nową osobę w zespole, podwyżkę czynszu, planowaną kampanię, utratę klienta. Każde założenie zapisz osobno, razem z uzasadnieniem, żeby za trzy miesiące wiedzieć, skąd wzięła się liczba.

Kategoria	Średnia z historii	Założenie	Budżet
Wynagrodzenia	42 000 zł	nowy pracownik od miesiąca 3 (+7 000 zł)	49 000 zł
Marketing	4 333 zł	bez zmian	4 300 zł
Czynsz	6 500 zł	waloryzacja o 5%	6 825 zł

Liczby w tabeli to przykład.

Krok 5. Zatwierdź budżet i ustal właścicieli kategorii

Budżet bez właściciela jest tylko tabelką. Przypisz do każdej większej kategorii osobę, która odpowiada za jej dotrzymanie, nawet jeśli w firmie jest was pięcioro. Ustal też próg, od którego odchylenie wymaga komentarza, na przykład 10% lub 1 000 zł, zależnie od tego, co większe.

Krok 6. Co miesiąc porównuj plan z wykonaniem

Po zamknięciu miesiąca wgraj nowy wyciąg i zestaw wykonanie z planem. Szukaj odchyleń, które się powtarzają, bo to sygnał, że założenie było błędne, a nie że miesiąc był wyjątkowy. Jeśli koszt przekracza plan trzeci miesiąc z rzędu, popraw budżet na kolejne okresy zamiast ciągle tłumaczyć różnicę. Szerzej o tym podejściu piszemy w poradniku o budżecie firmy.

Plan zyskuje na wartości, gdy zestawisz go z prognozą cash flow, bo dochodowy miesiąc nie gwarantuje, że na koncie będzie gotówka w dniu płatności. Inne sposoby układania planu porównujemy we wpisie o metodach budżetowania.

Najczęstsze błędy przy pierwszym budżecie

• Zbyt krótka historia, przez co jeden wyjątkowy miesiąc ustala poziom całego roku.
• Mieszanie wyniku z gotówką: faktura wystawiona w marcu może wpłynąć w maju.
• Brak rezerwy na koszty nieregularne, jak naprawy, kary czy opłaty roczne.
• Budżet, do którego nikt nie wraca po stworzeniu.

Jak długo trwa cały proces

Pierwszy budżet wymaga zwykle od dwóch do czterech godzin, o ile wyciągi są pod ręką. Najwięcej czasu pochłania przypisywanie operacji do kategorii, dlatego warto raz ustalić zasady (na przykład, że wszystkie przelewy do jednego dostawcy trafiają do tej samej kategorii) i trzymać się ich w kolejnych miesiącach. Drugi i trzeci budżet powstają dużo szybciej, bo kategorie i płatności cykliczne są już gotowe.

Jeśli firma ma kilka osób odpowiedzialnych za koszty, zaplanuj krótkie spotkanie, na którym każda z nich potwierdzi swoją część. Wystarczy trzydzieści minut, a unikniesz sytuacji, w której budżet zatwierdza jedna osoba, a przekraczają go inne. Dobrą praktyką jest też zapisanie obok budżetu krótkiej notatki z założeniami, bo za pół roku nikt nie będzie pamiętał, dlaczego marketing został ustalony właśnie na taką kwotę.

Na koniec sprawdź, czy suma budżetu ma sens z punktu widzenia gotówki. Jeśli plan zakłada duże wydatki w jednym miesiącu, a wpływy dopiero w następnym, zestaw go z prognozą salda, zanim uznasz budżet za gotowy.

Gdy budżet jest gotowy, zapisz go w formie, do której zespół ma stały dostęp, i zaplanuj pierwszy przegląd na koniec bieżącego miesiąca. Pierwszy przegląd zwykle ujawnia kilka kategorii, w których założenia trzeba skorygować, i to jest normalne. Ważne, żeby poprawki traktować jako naukę, a nie porażkę, bo każda kolejna wersja budżetu jest dokładniejsza niż poprzednia i lepiej opisuje to, jak naprawdę działa Twoja firma.

Sprawdź na własnym wyciągu

Wszystkie sześć kroków możesz zobaczyć w działaniu bez zakładania konta. Wgraj eksport z banku w demo na stronie głównej, a zobaczysz kategorie, średnie i propozycję budżetu na kolejny miesiąc ułożoną z Twoich własnych danych.