Prognoza przepływów pieniężnych na 13 tygodni

Prognoza przepływów pieniężnych na 13 tygodni to tygodniowy plan wpływów i wydatków na kwartał do przodu, którego głównym zadaniem jest wskazanie, kiedy na rachunku zabraknie pieniędzy, zanim to się stanie. W odróżnieniu od budżetu, który mierzy wynik, prognoza mierzy gotówkę, a o przetrwaniu małej firmy decyduje właśnie ona.

Dlaczego dokładnie 13 tygodni

Trzynaście tygodni to kwartał. Horyzont jest na tyle krótki, że da się go przewidzieć z rozsądną dokładnością, i na tyle długi, żeby zdążyć zareagować: negocjować terminy, wystawić faktury wcześniej, odłożyć zakup albo uruchomić finansowanie. Podział na tygodnie ujawnia luki, które w zestawieniu miesięcznym się uśredniają.

Z czego zbudować prognozę

Prognoza ma dwie strony. Zaczynasz od salda początkowego z rachunku, dodajesz wpływy, odejmujesz wydatki i dostajesz saldo na koniec każdego tygodnia.

• Wpływy. Faktury z terminem płatności w danym tygodniu, sprzedaż bieżąca, wpływy cykliczne od stałych klientów.
• Wydatki stałe. Wynagrodzenia, ZUS, czynsz, leasing, abonamenty w dniach, w których faktycznie schodzą z konta.
• Wydatki zmienne. Zakupy, transport, reklama, rozliczenia z dostawcami według terminów faktur.
• Podatki. VAT, zaliczki na podatek dochodowy i inne opłaty w dniach płatności.
• Pozycje jednorazowe. Planowane inwestycje, raty, zwroty.

Przykład tabeli tygodniowej

Przykład (dane ilustracyjne). Firma startuje z saldem 40 000 zł.

Tydzień	Wpływy	Wydatki	Saldo na koniec
1	25 000 zł	18 000 zł	47 000 zł
2	12 000 zł	20 000 zł	39 000 zł
3	8 000 zł	45 000 zł	2 000 zł
4	30 000 zł	15 000 zł	17 000 zł

Trzeci tydzień pokazuje saldo 2 000 zł, czyli praktycznie zero, bo na ten tydzień wypadają wynagrodzenia, ZUS i podatek. W miesięcznym zestawieniu firma wyglądałaby na zdrową, a prognoza tygodniowa pokazuje ryzyko z wyprzedzeniem.

Jak wykryć lukę płynności i na nią zareagować

1. Ustal minimalne bezpieczne saldo, na przykład równowartość tygodniowych kosztów stałych.
2. Zaznacz tygodnie, w których saldo spada poniżej tego progu.
3. Sprawdź, co powoduje spadek: duży jednorazowy wydatek czy opóźnione wpływy.
4. Wybierz działanie: przypomnienie o płatności, przesunięcie zakupu, rozłożenie płatności na raty, wcześniejsza faktura.
5. Zapisz decyzję i sprawdź w następnym tygodniu, czy zadziałała.

Jak aktualizować prognozę co tydzień

Prognoza traci wartość, jeśli nie jest odświeżana. Raz w tygodniu, najlepiej w ten sam dzień, wykonaj trzy czynności: zastąp prognozę ubiegłego tygodnia faktycznym wykonaniem z wyciągu, popraw terminy wpływów, które się przesunęły, i dopisz nowy, trzynasty tydzień na końcu. W ten sposób horyzont zawsze wynosi kwartał, podobnie jak w budżetowaniu kroczącym.

Sprawdzaj też, jak bardzo prognoza mijała się z rzeczywistością. Jeśli wpływy regularnie są niższe o kilkanaście procent, ostrożniej szacuj kolejne tygodnie. Opis rozwiązania znajdziesz na stronie o prognozie cash flow, a plan wyniku poprzedzający prognozę w poradniku o budżecie firmy.

Najczęstsze błędy

• Planowanie wpływów według daty wystawienia faktury, a nie terminu płatności.
• Pominięcie podatków i ZUS, które wypadają w stałych dniach.
• Zbyt optymistyczne założenia o szybkości płatności klientów.
• Prognoza robiona raz i nigdy nie aktualizowana.

Jak ocenić wiarygodność wpływów

Najsłabszym ogniwem prognozy są wpływy od klientów. Zamiast wpisywać wszystkie faktury w dniu terminu, przypisz im realistyczną datę zapłaty na podstawie historii. Jeśli dany klient płaci średnio osiem dni po terminie, tak go zaplanuj. Faktury od klientów, którzy płacą nieregularnie, możesz uwzględnić z dodatkowym opóźnieniem albo osobno w wariancie ostrożnym.

Dobrym rozwiązaniem są dwa scenariusze. W bazowym wpływy pojawiają się zgodnie z doświadczeniem, w ostrożnym największa niepewna faktura wpływa dwa tygodnie później. Jeśli w ostrożnym scenariuszu saldo schodzi poniżej bezpiecznego poziomu, masz czas na reakcję, zanim problem stanie się realny.

Przykładowo, faktura na 30 000 zł z terminem w tygodniu 4 może w scenariuszu ostrożnym wpłynąć dopiero w tygodniu 6. Dwa tygodnie różnicy to dokładnie ten okres, w którym trzeba zapłacić wynagrodzenia, więc takie rozróżnienie ma realne znaczenie.

Prognozę warto omawiać regularnie z księgową lub osobą odpowiedzialną za płatności. Krótka rozmowa raz w tygodniu wystarczy, aby ustalić, które faktury płacimy w pierwszej kolejności, które negocjujemy i które klienci mają wpłacić najpilniej. Takie ustalenia zamieniają prognozę z biernego zestawienia w narzędzie sterowania, dzięki któremu firma nie wchodzi w tydzień z niskim saldem bez przygotowanego planu działania.

Dobrze jest też oznaczyć w prognozie pozycje pewne i niepewne. Wynagrodzenia, ZUS i raty leasingu są pewne co do daty i kwoty. Wpływy od nowych klientów i sprzedaż bieżąca są niepewne. Takie oznaczenie pozwala jednym spojrzeniem ocenić, ile z salda opiera się na faktach, a ile na oczekiwaniach, i odpowiednio ostrożnie podejmować decyzje o większych wydatkach w nadchodzących tygodniach.

Zobacz prognozę ze swojego wyciągu

Saldo początkowe i cykliczne płatności najłatwiej wziąć wprost z konta. Wgraj wyciąg w demo na stronie głównej, a zobaczysz prognozę salda ułożoną z Twoich własnych danych, razem z tygodniami, w których gotówka robi się napięta.