Budżet firmy w Excelu czy program do budżetowania

Budżet w Excelu wystarcza, dopóki ma jednego autora, jedno konto i jedną wersję pliku. Program do budżetowania zaczyna się opłacać, gdy aktualizacja arkusza zabiera kilka godzin miesięcznie, a liczby i tak spóźniają się o dwa tygodnie. Poniżej pięć sygnałów, że ten moment nadszedł, i rachunek, który zrobisz na własnych liczbach.

Kiedy Excel w zupełności wystarczy

Jeśli firma ma jedno konto bankowe, kilkadziesiąt operacji miesięcznie i jedną osobę, która rozumie plik, arkusz jest tańszy i elastyczny. Nie ma sensu płacić za narzędzie, żeby odtworzyć cztery kolumny. Zostań przy Excelu, dopóki nie zobaczysz któregoś z poniższych sygnałów.

Pięć sygnałów, że arkusz przestaje wystarczać

Sygnał	Co to znaczy w praktyce
Ręczne kategoryzowanie trwa godzinami	każdy wyciąg trzeba przepisać lub dopasować do kategorii od nowa
Kilka wersji pliku	nikt nie wie, która jest aktualna, a wspólnik ma swoją
Błąd w formule	suma się nie zgadza, a szukanie przyczyny zjada wieczór
Plan a wykonanie liczysz raz na kwartał	odchylenia widzisz, gdy jest za późno na reakcję
Nikt nie zna salda za sześć tygodni	prognoza płynności istnieje tylko w głowie właściciela

Dwa sygnały to jeszcze kwestia porządku w pliku. Trzy lub więcej oznacza, że arkusz stał się procesem, który zjada czas właściciela albo księgowej.

Rachunek: ile kosztuje arkusz

Weź liczbę godzin miesięcznie, które ty lub ktoś z zespołu poświęca na wklejanie wyciągów, kategoryzację i poprawianie formuł. Pomnóż przez koszt godziny pracy tej osoby. Przykład z założeniami, nie danymi konkretnej firmy: 8 godzin miesięcznie przy 120 zł za godzinę to 960 zł. Plan Start w Budzety kosztuje 590 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 295 zł netto. Jeśli program skraca tę pracę choćby o połowę, a do tego daje prognozę płynności, różnica jest widoczna. Jeśli arkusz zajmuje godzinę miesięcznie, rachunek wychodzi na korzyść Excela i nie ma o czym rozmawiać.

Do zrobienia na własnych liczbach: ile godzin, jaki koszt godziny, ile razy w ostatnim roku odchylenie wykryto za późno i ile to kosztowało. To trzeci składnik, najtrudniejszy do policzenia i najczęściej decydujący.

Czego Excel nie zrobi za ciebie

• Nie rozpozna kontrahentów i nie zapamięta poprawki kategorii na kolejne miesiące.
• Nie ostrzeże, że za pięć tygodni saldo spadnie poniżej ustalonego minimum.
• Nie da każdej osobie dostępu tylko do jej danych.
• Nie złoży raportu zarządczego w PDF dla banku lub wspólnika jednym kliknięciem.

Każdą z tych rzeczy da się zbudować w arkuszu, ale kosztuje to czas, a plik rośnie w złożoności. Pytanie brzmi, czy chcesz być autorem narzędzia, czy używać gotowego.

Czego nie zrobi program

Budzety nie prowadzi księgowości i nie wystawia faktur. Nie pobiera też danych z konta automatycznie: wgrywasz eksport z banku w CSV, XLSX lub MT940. Program nie zadecyduje za ciebie o kosztach, tylko pokaże, gdzie plan rozjeżdża się z wykonaniem. Jeśli pracujesz na arkuszu z wieloma zakładkami i własnymi modelami, program nie odtworzy każdej niestandardowej formuły. Dla większości małych firm tego nie potrzeba, a pierwszy wynik z własnego wyciągu sprawdzisz w kilkanaście minut.

Jak przejść z arkusza bez bólu

1. Zostaw arkusz na miesiąc i równolegle wgraj ten sam wyciąg do programu.
2. Porównaj sumy kategorii. Różnice zwykle pokazują błędy w pliku, nie w programie.
3. Ustaw budżet na kolejny miesiąc z historii i płatności cyklicznych.
4. Po drugim zamkniętym miesiącu wycofaj arkusz z codziennej pracy.

Przy układaniu stałych kosztów pamiętaj o pozycjach, które wypadają raz w roku, na przykład polisach. Ubezpieczenie firmy często łatwiej porównać u brokera, który zbierze oferty w jednym zapytaniu, a koszt wpisać do budżetu jako płatność cykliczną.

Gdzie dalej

Jeśli prowadzisz niewielką firmę bez controllera, zobacz program do controllingu dla małej firmy. Dla firm z zakupami towaru opisujemy to w tekście o programie do budżetowania dla firmy handlowej. O prognozie gotówki w arkuszu piszemy w artykule cash flow w Excelu a program, a plany i ceny są w cenniku.