Plan a wykonanie budżetu w małej firmie i czytanie odchyleń

Plan a wykonanie to porównanie budżetu z tym, co faktycznie wydarzyło się na koncie, kategoria po kategorii. W małej firmie wystarczy robić to raz w miesiącu, a najlepiej co tydzień dla płynności. Liczy się nie sama różnica, tylko jej przyczyna: czy to zmiana ceny, czy czas płatności, czy pomyłka w planie. Poniżej pokazujemy, jak policzyć odchylenia i które z nich wymagają reakcji.

Jak liczyć odchylenie planu od wykonania

Dla każdej kategorii bierzesz wykonanie i odejmujesz plan. Dodatnie odchylenie kosztu jest niekorzystne, a dodatnie odchylenie przychodu korzystne. Do tego liczysz procent względem planu, bo 2000 zł różnicy w kategorii za 4000 zł to co innego niż w kategorii za 80 000 zł.

Kategoria	Plan	Wykonanie	Odchylenie	Odchylenie %
Przychody ze sprzedaży	100 000 zł	94 000 zł	-6 000 zł	-6%
Podwykonawcy	30 000 zł	36 000 zł	+6 000 zł	+20%
Wynagrodzenia	40 000 zł	40 500 zł	+500 zł	+1,3%
Marketing	5 000 zł	3 200 zł	-1 800 zł	-36%

Liczby w tabeli są przykładem do ćwiczenia, nie danymi konkretnej firmy. Widać na nich, że największy problem nie leży tam, gdzie najwyższa kwota. Podwykonawcy dają +20%, a płace tylko +1,3%.

Które odchylenia warto czytać, a które pomijać

Nie każda różnica wymaga analizy. Prosta zasada dla małej firmy: sprawdzaj pozycje, w których odchylenie przekracza zarówno próg procentowy, jak i kwotowy, na przykład 10% oraz 1000 zł. Reszta to szum. Przy takim filtrze z kilkudziesięciu kategorii zostaje zwykle kilka, które zajmują kwadrans.

Cztery typowe przyczyny odchyleń

• Różnica w czasie. Faktura zapłacona w kolejnym miesiącu niż planowano. Suma po kwartale się zgadza, miesięczny wynik nie.
• Zmiana ceny lub stawki. Podwykonawca podniósł stawkę, dostawca dodał opłatę. Odchylenie będzie się powtarzać, więc trzeba poprawić plan.
• Zmiana wolumenu. Sprzedaż większa lub mniejsza niż założono. Koszty zmienne idą za nią, stałe nie.
• Błąd w planie. Brakująca pozycja, na przykład roczne ubezpieczenie, albo zbyt optymistyczne założenie. Najtańsza do naprawy.

Odchylenia z opóźnienia faktur kosztowych często wynikają z tego, że dokument długo krąży do akceptacji. Jeśli to Twój przypadek, pomaga uporządkowany elektroniczny obieg faktur kosztowych z KSeF, bo koszt trafia do wyniku w miesiącu, w którym powstał.

Plan a wykonanie a płynność

Odchylenie w wyniku nie mówi, czy starczy gotówki. Firma może mieć zysk w planie i brak pieniędzy na koncie, jeśli klienci płacą po 45 dniach, a podwykonawcy po 14. Dlatego obok porównania wyniku potrzebna jest prognoza salda na kolejne tygodnie. Jak ją zbudować, opisujemy w tekście o prognozie przepływów na 13 tygodni.

Ile czasu to zajmuje ręcznie, a ile z programem

W arkuszu trzeba pobrać wyciąg, przypisać każdą operację do kategorii, zsumować i porównać z planem. Przy kilkuset operacjach miesięcznie to zwykle kilka godzin, a każda zmiana struktury kategorii psuje formuły. Szersze porównanie arkusza z programem znajdziesz w tekście cash flow w Excelu a program.

W Budzety wgrywasz eksport z banku, kategorie są rozpoznawane regułami, a plan a wykonanie liczy się od razu, z odchyleniami od największego. Program nie powie za Ciebie, dlaczego podwykonawcy zdrożeli, ale skraca drogę do pytania, które warto zadać. Przykładowy układ dla firmy z kosztami ludzi i zleceń opisujemy na stronie o programie do budżetowania dla firmy usługowej. Koszt planów sprawdzisz w cenniku, a plan Start to 590 zł netto miesięcznie, przy płatności rocznej 295 zł.

Prosty rytm kontroli w małej firmie

1. Co tydzień: wgraj nowy wyciąg i sprawdź saldo prognozowane na 13 tygodni.
2. Po zamknięciu miesiąca: porównaj plan z wykonaniem i przejrzyj tylko pozycje powyżej progu.
3. Dla każdej istotnej pozycji zapisz przyczynę w jednym zdaniu: czas, cena, wolumen albo błąd planu.
4. Popraw plan na kolejne miesiące tam, gdzie odchylenie będzie się powtarzać.
5. Raz na kwartał zrób krótki raport dla wspólnika lub banku.

Taki rytm zajmuje godzinę, a nie dzień, jeśli dane wchodzą do programu bez ręcznego przepisywania. Jeśli chcesz sprawdzić go na własnych liczbach, wgraj ostatni wyciąg w demo na stronie głównej.